QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ CỦA PH̉NG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM


Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Điều 3. Bộ máy tổ chức cấp C/O của VCCI

Điều 4. Nhiệm vụ của cán bộ trong Tổ cấp C/O

Điều 5. Việc phân công cán bộ trong Tổ cấp C/O

Điều 6. Nhiệm vụ của cán bộ tiếp nhận hồ sơ

Điều 7. Nhiệm vụ của cán bộ kiểm tra Bộ hồ sơ

Điều 8. Nhiệm vụ của cán bộ xác minh

Điều 9. Nhiệm vụ của cán bộ nhập dữ liệu C/O

Điều 10. Nhiệm vụ của cán bộ kư C/O

Điều 11. Nhiệm vụ của cán bộ giải quyết khiếu nại và thẩm tra về C/O

Điều 12. Nhiệm vụ của cán bộ thu phí C/O

Điều 13. Nhiệm vụ của cán bộ đóng dấu, lưu trữ hồ sơ

Điều 14. Phân định trách nhiệm

Điều 15. Cấp C/O cho Người xuất khẩu không thuộc địa bàn cấp C/O

Điều 16. Chế độ báo cáo

Điều 17. Lưu bộ hồ sơ C/O, hủy bộ hồ sơ C/O lưu

Điều 18. Công tác kiểm tra sau cấp C/O

Điều 19. Cơ chế tài chính

Điều 20. Khen thưởng và xử lư vi phạm

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

QUY CHẾ

TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ
CỦA PH̉NG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

(Ban hành kèm theo Quyết định số 2723/PTM-PC ngày 14  tháng 9 năm 2006
của Chủ tịch Pḥng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam)

 

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định qui tŕnh, nhiệm vụ mà cán bộ của Pḥng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phải tuân thủ khi thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), bao gồm tư vấn, hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra Bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O (Bộ hồ sơ), xác minh tại nơi sản xuất, nhập và lưu trữ thông tin, kư, thu phí, đóng dấu, lưu trữ hồ sơ, trả lời và lưu trữ thư yêu cầu thẩm tra của hải quan các nước và các tổ chức có thẩm quyền khác, giải quyết khiếu nại, hậu kiểm, xử lư vi phạm về C/O, giám sát, quản lư hoạt động cấp C/O trong phạm vi hệ thống VCCI.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các cán bộ của VCCI khi tham gia thực hiện việc cấp C/O.

Điều 3. Bộ máy tổ chức cấp C/O của VCCI bao gồm:

1. Tổ công tác về hoạt động cấp C/O thành lập theo Quyết định số 2722/PTM-PC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Chủ tịch VCCI.

2. Tổ trưởng Khu vực cấp C/O (Tổ trưởng Khu vực):

-  Khu vực Hà Nội là Trưởng Ban Pháp chế ;

-  Các khu vực khác là Giám đốc Chi nhánh hoặc Trưởng Văn pḥng đại diện của VCCI .

3. Tổ cấp C/O thành lập theo Quyết định số 1206/PTM-TCCB ngày 15 tháng 5 năm 2006 của Chủ tịch VCCI.

4. Cán bộ phụ trách Tổ cấp C/O (cán bộ phụ trách) do Tổ trưởng Khu vực phân công, giao nhiệm vụ điều hành trực tiếp công tác cấp C/O của Tổ.

5. Các cán bộ cấp C/O bao gồm: các cán bộ thực hiện việc tiếp nhận, kiểm tra Bộ hồ sơ, xác minh xuất xứ tại nơi sản xuất, nhập dữ liệu C/O, kư C/O, giải quyết khiếu nại và yêu cầu thẩm tra C/O, thu phí C/O, đóng dấu C/O, lưu trữ, bảo quản hồ sơ C/O, và các công việc khác liên quan tới việc cấp C/O.

Điều 4. Nhiệm vụ của cán bộ trong Tổ cấp C/O

1. Hướng dẫn, tư vấn cho Người đề nghị cấp C/O;

2. Thực hiện cấp C/O theo đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi, không gây phiền hà cho Người đề nghị cấp C/O;

3. Phối hợp và trao đổi thông tin với các cán bộ cấp C/O khác trong Tổ cấp C/O và phải báo cáo kịp thời cho cán bộ phụ trách các vấn đề liên quan đến C/O;

4. Bảo mật thông tin (trừ khi phải cung cấp thông tin cho các cơ quan và tổ chức liên quan khi được yêu cầu);

5. Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch VCCI và trước pháp luật về các C/O đă cấp;

Điều 5. Việc phân công cán bộ trong Tổ cấp C/O:

1. Căn cứ vào điều kiện cụ thể tại các Tổ cấp C/O, Tổ trưởng Khu vực phân công các cán bộ thực hiện các công việc quy định tại khoản 5, Điều 3.

2. Một cán bộ có thể kiêm nhiệm nhiều công việc, trừ các trường hợp sau đây:

2.1. Cán bộ kư C/O không được kiêm nhiệm việc kiểm tra và ngược lại;

2.2. Cán bộ kư C/O không được kiêm nhiệm việc đóng dấu C/O và ngược lại.

Điều 6. Nhiệm vụ của cán bộ tiếp nhận hồ sơ:

1. Tiếp nhận Bộ hồ sơ, bao gồm cả Hồ sơ thương nhân nếu là Doanh nghiệp làm thủ tục cấp C/O lần đầu;

2. Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của Bộ hồ sơ;

3. Lập giấy biên nhận khi yêu cầu Người đề nghị cấp C/O cung cấp thêm chứng từ, khi từ chối cấp C/O hoặc khi Người đề nghị cấp C/O yêu cầu;

4. Chuyển Bộ hồ sơ cho cán bộ kiểm tra nếu Bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Điều 7. Nhiệm vụ của cán bộ kiểm tra Bộ hồ sơ:

1. Xem xét, kiểm tra tính hợp lệ của Bộ hồ sơ so với các quy định về xuất xứ;

2. Báo cáo và giải thích các vấn đề có liên quan đến Bộ hồ sơ khi cán bộ kư C/O yêu cầu;

3. Theo dơi, đôn đốc Người đề nghị cấp C/O trả chứng từ xin nộp sau; nhận, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nộp sau với C/O đă cấp và chuyển cho cán bộ lưu hồ sơ;

4. Trả lại Bộ hồ sơ cho Người đề nghị cấp C/O khi:

4.1. Người đề nghị cấp C/O nợ chứng từ quá hạn;

4.2. Bộ hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ.

5. Từ chối cấp C/O trong các trường hợp quy định tại khoản 7, Mục II của Thông tư số 07/2006/TT-BTM ngày 17 tháng 4 năm 2006 của Bộ Thương mại;

6. Hướng dẫn Người đề nghị cấp C/O tiến hành đúng thủ tục khiếu nại quy định tại Khoản 1, Mục IV của Thông tư số 07/2006/TT-BTM ngày 17tháng 4 năm 2006 của Bộ Thương mại khi Người đề nghị cấp C/O khiếu nại về quyết định từ chối cấp C/O và có đề nghị hướng dẫn thủ tục khiếu nại;

7. Báo cáo với cán bộ kư C/O về các trường hợp Người đề nghị cấp C/O có vi phạm hoặc xuất xứ của sản phẩm cần phải đựoc xem xét thêm;

8. Đóng số C/O lên Bộ hồ sơ, chuyển Bộ hồ sơ sang cho cán bộ nhập dữ liệu C/O .

 Điều 8. Nhiệm vụ của cán bộ xác minh:

1. Đề xuất tiến hành xác minh tại nơi sản xuất

Cán bộ kiểm tra, cán bộ kư C/O phải đề xuất với cán bộ phụ trách tiến hành xác minh tại nơi sản xuất trong các trường hợp sau:

1.1. Có nghi ngờ về tính chính xác của Bộ hồ sơ;

1.2. Có dấu hiệu vi phạm các quy định của pháp luật liên quan đến C/O;

1.3. Có đề nghị của Người đề nghị cấp C/O.

2. Thực hiện việc xác minh

            2.1.Việc xác minh chỉ được tiến hành khi có sự đồng ư của cán bộ phụ trách. Trong trường hợp phải giải quyết gấp mà chưa có ư kiến của cán bộ phụ trách, việc xác minh sẽ được tiến hành khi có sự đồng ư của cả cán bộ kiểm tra và cán bộ kư C/O;

            2.2. Thông báo kế hoạch xác minh với cán bộ kiểm tra và cán bộ kư C/O trong trường hợp cán bộ xác minh không đồng thời là cán bộ kiểm tra hoặc cán bộ kư C/O;

3. Kết quả xác minh:

      3.1. Lập biên bản xác minh (Phụ lục II) có chữ kư của Người đề nghị cấp C/O và lưu trữ kết quả xác minh. Trong trường hợp Người đề nghị cấp C/O không kư th́ cán bộ xác minh phải ghi rơ lư do;

      3.2. Cán bộ xác minh chịu trách nhiệm về kết quả xác minh, báo cáo kết quả xác minh với Tổ trưởng Khu vực và thông báo cho cán bộ kiểm tra, cán bộ kư C/O.

Điều 9. Nhiệm vụ của cán bộ nhập dữ liệu C/O:

1. Nhập các thông tin và lưu trữ Hồ sơ thương nhân.

2. Nhập các thông tin Bộ hồ sơ vào máy tính, theo quy định về nhập dữ liệu của Bộ Thương mại yêu cầu và theo yêu cầu quản lư của VCCI;

3. Lấy các dữ liệu thông tin chính xác, kịp thời khi có yêu cầu;

4. Sao lưu thông tin đă nhập định kỳ;

5. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các số liệu đă nhập; đảm bảo việc lưu trữ các dữ liệu C/O ít nhất là 5 năm. 

Điều 10. Nhiệm vụ của cán bộ kư C/O:

1. Kiểm tra lại tính đầy đủ, hợp lệ của Bộ hồ sơ trước khi kư;

2. Trả lại Bộ hồ sơ cho cán bộ kiểm tra để kiểm tra lại hoặc yêu cầu Người đề nghị cấp C/O sửa đổi, bổ sung nếu có căn cứ cho rằng Bộ hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ hoặc không đáp ứng được tiêu chuẩn xuất xứ;

3. Kư các C/O đáp ứng tiêu chuẩn xuất xứ;

4. Chuyển thông báo các bộ C/O đă cấp sang bộ phận thu phí C/O; 

Điều 11. Nhiệm vụ của cán bộ giải quyết khiếu nại và thẩm tra về C/O:

1. Khiếu nại, yêu cầu thẩm tra về C/O bao gồm:

1.1. Khiếu nại của Người đề nghị cấp C/O trong việc tiếp nhận, giải quyết việc cấp hay từ chối cấp C/O;

1.2. Yêu cầu thẩm tra về C/O của Hải quan các quốc gia, vùng lănh thổ nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam hoặc các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

2. Nhiệm vụ của cán bộ giải quyết khiếu nại, thẩm tra về C/O:

2.1. Tiếp nhận, lưu giữ các khiếu nại của Người đề nghị cấp C/O, yêu cầu thẩm tra của các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước có liên quan đến C/O do Tổ chức cấp C/O thuộc địa bàn cấp;

2.2. Giải quyết khiếu nại của Người đề nghị cấp C/O theo quy định tại khoản 1, Mục IV của Thông tư 07/2006/TT-BTM ngày 17 tháng 04 năm 2006 của Bộ Thương Mại;

2.3. Giải quyết yêu cầu thẩm tra C/O của Hải quan các quốc gia, vùng lănh thổ nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam hoặc các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam được tiến hành theo quy định tại Khoản 9, Mục II của Thông tư 07/2006/TT-BTM ngày 17 tháng 4 năm 2006 của Bộ Thương mại.

2.4. Đối với những trường hợp phức tạp cần tham khảo ư kiến, cán bộ giải quyết khiếu nại, thẩm tra về C/O phải báo cáo với cán bộ phụ trách hoặc Tổ trưởng Khu vực và Tổ trưởng Tổ cấp C/O tùy theo tính chất của vụ việc;

2.5. Nhập dữ liệu vào máy tính tất cả các thư khiếu nại, thẩm tra với các thông tin: số thư khiếu nại, thẩm tra, ngày gửi, nơi gửi, số C/O, nội dung khiếu nại, thẩm tra, ngày nhận thư, bản sao, ngày trả lời thư;

2.6. Gửi một bản sao thư trả lời khiếu nại, thẩm tra cho VCCI. Trong trường hợp Bộ Thương mại yêu cầu thẩm tra th́ một bản sao thư trả lời phải được gửi cho Bộ Thương mại;

2.7. Thống kê thư khiếu nại, thẩm tra theo yêu cầu khi cần thiết. 

Điều 12. Nhiệm vụ của cán bộ thu phí C/O:

1. Thu đúng mức phí theo quy định của VCCI về lệ phí cấp C/O;

2. Nộp đủ phí C/O theo số bộ C/O đă cấp;

3. Thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo qui định của VCCI. 

Điều 13. Nhiệm vụ của cán bộ đóng dấu, lưu trữ hồ sơ:

1. Nhiệm vụ của cán bộ đóng dấu:

1.1. Đóng dấu chính xác, kịp thời trên cơ sở đề nghị của cán bộ kiểm tra C/O hoặc cán bộ kư C/O; phải trao đổi với cán bộ kiểm tra hoặc cán bộ kư C/O khi phát hiện thấy các dấu hiệu không b́nh thường;

1.2. Không đưa con dấu hoặc nhờ người khác đóng dấu thay nếu không được sự đồng ư của cán bộ phụ trách;

1.3. Không được giao bộ C/O lưu cho Người đề nghị cấp C/O khi không có yêu cầu của cán bộ kiểm tra C/O, cán bộ kư C/O;

1.4. Đối với các bộ C/O không được cấp theo tŕnh tự được qui định tại Qui chế này nhưng lại được đóng dấu của Tổ cấp C/O th́ cán bộ giữ con dấu của Tổ cấp C/O đó phải chịu trách nhiệm về các C/O này và phải chịu trách nhiệm theo Điều 20 Chương VI Nghị định 19/2006NĐ-CP ngày 20/2/2006 của Chính phủ;

1.5. Bảo quản con dấu theo quy định của Nhà nước và quy định của VCCI.

2. Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ hồ sơ:

2.1. Sắp xếp, lưu trữ, bảo quản Bộ hồ sơ theo qui định;

2.2. Cung cấp kịp thời Bộ hồ sơ khi có yêu cầu.

Điều 14. Phân định trách nhiệm:

1. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực về xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu, cán bộ kiểm tra C/O, cán bộ kư C/O phải đề nghị tiến hành xác minh tại nơi sản xuất. Cán bộ kiểm tra C/O sẽ kiểm tra Bộ hồ sơ, cán bộ kư C/O sẽ kiểm tra lại và kư C/O nếu kết quả xác minh cho thấy sản phẩm có xuất xứ Việt Nam. Trong trường hợp sản phẩm không đáp ứng được tiêu chuẩn xuất xứ Việt Nam th́ cán bộ kư C/O từ chối kư C/O và đề nghị cán bộ kiểm tra trả lại Bộ hồ sơ cho Người đề nghị cấp C/O.

2. Trường hợp kiểm tra Bộ hồ sơ C/O và kiểm tra thực tế, đối chiếu với quy định hiện hành không đủ cơ sở kết luận rơ ràng về xuất xứ sản phẩm, nếu có ư kiến khác nhau về xuất xứ của sản phẩm giữa cán bộ kiểm tra C/O và cán bộ kư C/O th́ ư kiến của cán bộ kư C/O là quyết định. Cán bộ kiểm tra C/O có quyền ghi rơ ư kiến bảo lưu của ḿnh trên Đơn đề nghị cấp C/O trước khi kư kiểm tra Bộ hồ sơ.

- Trong quá tŕnh cấp C/O, các Tổ cấp C/O có thể trao đổi, tham khảo ư kiến với các Tổ cấp C/O khác về các vấn đề liên quan đến việc cấp C/O nhưng thẩm quyền quyết định cuối cùng vẫn thuộc về Tổ cấp C/O đó. 

Điều 15: Cấp C/O cho Người xuất khẩu không thuộc địa bàn cấp C/O:

Trong trường hợp một Tổ cấp C/O cấp C/O cho Người xuất khẩu không thuộc địa bàn quản lư (Phụ lục III) th́ Tổ cấp C/O này phải thông báo cho Tổ cấp C/O mà Người xuất khẩu đó thuộc địa bàn quản lư biết trong thời gian sớm nhất nhưng không vượt quá 03 (ba) ngày kể từ ngày tiếp nhận Bộ hồ sơ và phải xử lư thông tin khi có phản hồi từ Tổ cấp C/O của địa bàn Người xuất khẩu. Các thông tin này phải được lưu trữ trong 3 năm dưới dạng văn bản, e-mail. 

Điều 16. Chế độ báo cáo:

1. Tổ cấp C/O phải thực hiện chế độ cập nhật thông tin hàng ngày (kể cả trường hợp không cấp được C/O nào trong ngày) về t́nh h́nh cấp C/O và gửi về Bộ Thương mại, VCCI theo quy định tại khoản 4.a, Mục III của Thông tư số 07/2006/TT-BTM ngày 17 tháng 04 năm 2006 của Bộ Thương Mại. Việc cập nhật thông tin phải tuân thủ các quy định của Bộ Thương mại, VCCI.

2. Các Khu vực cấp C/O phải tiến hành báo cáo hàng tháng, 6 tháng và báo cáo năm về t́nh h́nh hoạt động cấp C/O cho Tổ công tác về hoạt động cấp C/O theo quy định sau:

• Báo cáo hàng tháng phải được gửi chậm nhất trước ngày 15 tháng tiếp theo;

• Báo cáo 6 tháng đầu năm phải được gửi chậm nhất trước ngày 15 tháng 7 năm đó;

• Báo cáo cả năm phải được gửi chậm nhất trước ngày 15 tháng 1 năm tiếp theo;

• Các báo cáo khác theo yêu cầu của VCCI;

• Tổ trưởng Khu vực cấp C/O chịu trách nhiệm cá nhân về nội dung, thời gian nộp báo cáo. 

Điều 17. Lưu bộ hồ sơ C/O, hủy bộ hồ sơ C/O lưu:

Tổ cấp C/O phải lưu các dữ liệu thông tin nhập C/O trong máy tính tối thiểu là 5 năm và lưu trữ Bộ hồ sơ C/O lưu đă cấp trong thời gian 03 (ba) năm kể từ ngày C/O được cấp theo khoản 1, Mục III của Thông tư 07/2006/TT-BTM ngày 17tháng 4 năm 2006 của Bộ Thương mại.

Hết thời hạn 03 (ba) năm, Tổ cấp C/O được phép tiến hành hủy Bộ hồ sơ C/O lưu. Việc hủy Bộ hồ sơ C/O lưu phải được lập thành biên bản. 

Điều 18. Công tác kiểm tra sau cấp C/O:

1. Các doanh nghiệp vi phạm sẽ bị đưa vào diện lưu ư và kiểm tra chặt chẽ hơn;

2. Kiểm tra xác suất (lấy ngẫu nhiên một số bộ C/O);

3. Kiểm tra định kỳ 6 tháng /lần;

4. Các Tổ cấp C/O phải thường xuyên phối hợp với các cơ quan chức năng địa phương trao đổi thông tin, thành lập đoàn đi kiểm tra doanh nghiệp. 

Điều 19. Cơ chế tài chính:

Tất cả các chi phí liên quan đến hoạt động cấp C/O được lấy từ nguồn thu lệ phí C/O, kể cả chi phí cho các việc mở thêm các điểm cấp mới khi cần thiết. Chi phí này sẽ được cân đối từ kinh phí hoạt động cấp C/O trong hệ thống VCCI. 

Điều 20. Khen thưởng và xử lư vi phạm:

- Cán bộ cấp C/O hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ phục vụ doanh nghiệp trong hoạt động cấp C/O hoặc phát hiện được các hành vi gian lận về xuất xứ hàng hóa sẽ được khen thưởng theo quy định của VCCI.

- Mọi hành vi vi phạm quy định tại Điều 20 của Nghị định 19/2006/NĐ-CP ngày 20 tháng 2 năm 2006 của Chính phủ và các quy định tại Quy chế này sẽ bị xử lư theo qui định của pháp luật./.

 

Các Phụ lục đính kèm Quy chế tổ chức hoạt động cấp C/O:

1-      Phụ lục 1: Giấy biên nhận bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O

2-      Phụ lục 2: Biên bản làm việc

3-      Phụ lục 3: Địa bàn cấp C/O