I- Khái niệm:

1- Đơn vị C/O: các thương nhân; và các tổ chức, cá nhân xuất khẩu hàng không phải là thương nhân có liên hệ cấp C/O tại Tổ chức cấp C/O.

 

2- Hồ sơ đơn vị C/O: chứa các thông tin cơ bản, cần thiết về Đơn vị C/O. Các đơn vị C/O phải đăng kư hồ sơ đơn vị C/O trước khi được xét cấp C/O tại mỗi Tổ chức cấp C/O. Sau khi đăng kư, nếu có thay đổi nội dung trong hồ sơ đơn vị C/O cần phải thông báo kịp thời cho Tổ chức cấp C/O biết.

Quy định pháp luật về Đăng kư Hồ sơ Thương nhân (trích thông tư 07/2006/TT-BTM ngày 17/4/2006):

«1. Đăng kư Hồ sơ thương nhân

a) Khi nộp đơn đề nghị cấp C/O lần đầu tiên cho Tổ chức cấp C/O, Người đề nghị cấp C/O phải nộp những giấy tờ sau:

- Đăng kư mẫu chữ kư của Người được ủy quyền kư Đơn đề nghị cấp C/O và con dấu của thương nhân (Phụ lục I);

- Giấy chứng nhận đăng kư kinh doanh của thương nhân (bản sao có dấu sao y bản chính);

- Giấy chứng nhận đăng kư mă số thuế (bản sao có dấu sao y bản chính);

- Danh mục các cơ sở sản xuất của thương nhân (Phụ lục II – nếu có).

b) Mọi sự thay đổi trong Hồ sơ thương nhân phải được thông báo kịp thời cho Tổ chức cấp C/O nơi liên hệ để được cấp C/O. Hồ sơ thương nhân phải được cập nhập hai (02) năm một lần;

c) Thương nhân đề nghị cấp C/O chỉ được xem xét giải quyết việc cấp C/O tại nơi đă đăng kư Hồ sơ thương nhân;

d) Các trường hợp trước đây đă xin cấp C/O nhưng chưa đăng kư Hồ sơ thương nhân phải được thực hiện trong ṿng ba (03) tháng kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực.»

 

3- Hồ sơ C/O: bộ các chứng từ cần thiết (trong đó có các tờ C/O đă khai ḥan chỉnh) để chứng minh, làm rơ xuất xứ của 1 lô hàng xuất khẩu cần đề nghị cấp C/O.